Как устроены закупки медицинских сетевых лабораторий? Кейс по переходу на ЭТП

Реклама. ООО «,БИДЗААР». https://bidzaar.com erir: 4CQwVszH9pSZqXffMLB

Клиент, про которого я хочу рассказать, — медицинская сетевая лаборатория. Задача — вести закупки, закрывающие примерно одинаковые позиции, поскольку это сеть. Компания для своей деятельности закупает всё, кроме сырья и упаковки для производства. В непрямые закупки входит лабораторное оборудование, оргтехника, мебель, строительство, клининг, АХО, средства измерения и так далее. 

Что было раньше, зачем понадобилась ЭТП, и почему выбрали Bidzaar

Раньше компания действовала старым традиционным способом и вела торги через электронную почту. Это было знакомо, привычно, но не вполне прозрачно, несло риски сговоров по цене, было сложно наращивать базу поставщиков, да и возможности управлять всем процессом были ограничены. Всё это требовало изменений.

Целью лаборатории было организовать прозрачный процесс тендерных закупок, чтобы было видно, какое действие за каким последовало, и понятно, почему выбран конкретный поставщик. И чтобы любую часть любой закупки можно было посмотреть.

Встала задача выбора электронной торговой площадки (ЭТП). Многие из существующих торговых площадок предназначены для торгов по сложным зарегламентированным процедурам. Речь про федеральный закон 223-ФЗ. Использовать его процессы для коммерческих закупок часто неудобно, особенно для поставщиков.

После изучения и тестирования выбор был сделан в пользу Bidzaar, в первую очередь из-за простых и понятных интерфейсов нашей площадки — работать с ней не сложнее, чем с той же электронной почтой. Войти в процедуру можно примерно за час, причём без ЭЦП (электронной цифровой подписи). Это бесплатно для участников, платит только победитель процедуры — процент с суммы контракта.

Коллеги сформировали внутренний регламент (аналог 223-ФЗ, но с «человеческим лицом»), и это стало их методологией перестраиваемого подразделения закупок. Дальше они зарегистрировались, освоились на площадке, попробовали разные вещи, обучили менеджеров — и в один прекрасный день сообщили всем контрагентам, что проводят тендеры на площадке.

Что было после перехода: выводы клиента

Переход состоялся без эксцессов. Вскоре коллеги поделились обратной связью.

Они отметили, что Bidzaar позволяет перейти к более конкурентному механизму: как за счёт поиска новых поставщиков, так и из-за большего количества итераций изменения цены. Десять шагов обратного аукциона для многих торгов уже давно норма, на некоторых конкурсах их может быть и 30-40. В почте такое просто физически не организовать.

После периода адаптации они поставили на сайт виджет площадки, и все поставщики могли подписаться на уведомления о проводимых торгах. А мы со своей стороны помогали переносить поставщиков с других площадок — да и с любыми другими вопросами помогали, что для малого бизнеса, что для крупного.

В результате на 12-15% (в зависимости от категории) увеличилась экономия за счёт большего количества участников процедур. Особенно по рынку услуг, маркетингу и т.п. эта экономия отслеживается очень хорошо.

Коллеги перестали тратить время и искать поставщиков холодным обзвоном и письмами по новым адресам. Сейчас этим занимается площадка.

По таким закупкам, как строительство или административно-хозяйственная деятельность, новые поставщики позволили заметно сэкономить.

По поставкам оборудования для производства и редкой техники состав поставщиков изменился незначительно, в целом все они и так были известны клиенту. Но зато теперь поставщики видят предложения друг друга и могут корректировать цену точнее и чаще.

По популярным категориям на площадке много поставщиков, все вовремя получают уведомления.

По редким категориям каких-то поставщиков занесла компания, каких-то помогли найти мы с Bidzaar.

После ухода с российского рынка ряда поставщиков мы помогли клиенту искать варианты параллельного импорта и альтернативы. С аналогами всё достаточно хорошо. Когда что-то из оборудования заявляется со сроком поставки в год, мы помогаем формировать требования вместе с лабораторией так, чтобы получать новые варианты аналогов с теми же техническими и функциональными характеристиками.

Иногда коллеги сталкивались с тем, что подходит не каждый подобранный аналог, и некоторые конкурсы пришлось переигрывать три-четыре раза. И всё же альтернативы находить удаётся. Хотя ещё остались редкие процедуры по лабораторному оборудованию, где приходит один участник.

Рынок лабораторного оборудования в очень большой степени представлен западными вендорами, которые поставляют проверенное оборудование. В России они напрямую не торгуют, заходят через дистрибьюторов и дилеров. Один поставщик имеет нескольких дилеров, поэтому в зависимости от текущих условий можно получить разные цены и разные сроки на один и тот же прибор. Благодаря сервису площадки удается находить оптимум и по цене, и по срокам.

Еще несколько лайфхаков от лаборатории

1.  Для оборудования они проводят тесты, в том числе на площадках поставщиков. То есть специалисты смотрят образец, проводят тесты, похожие на реальное производство, потом принимают решение. Проходят не все единицы оборудования.

2.  Там, где можно, стараются получить образец или минимальную партию. Например, при закупке мебели едут в шоурум смотреть серийную модель или же заказывают одну единицу для оценки качества уже в своём офисе.

3.  Внутренним заказчикам компании удобнее работать с уже известными и проверенными поставщиками. Соответственно, в конкурсе они имеют по сравнению с новыми поставщиками преференцию до +10% итоговых баллов. У кого какой конкретно этот «бонус за надёжность», зависит от категории и стажа работы поставщика с закупщиком.

4.  Учитывается информация по опыту поставщика: благодарственные письма (чаще всего в маркетинге, для производства этот инструмент не работает), другие контракты, если надо — связываются с прошлыми закупщиками по контрактам этого поставщика.

5.  Учитываются условия поставки и, если продукция имеет аналоги, баллы за тесты или оценки экспертов со стороны производства.

6.  На такие услуги, как перевозка опасных грузов, обязательно проверяется лицензия, тип транспорта, а также опыт такой же перевозки, подтверждённый договорами. Например, коллеги регулярно закупают абсолютированный спирт (и ещё 67 наименований субстанций).

7.  При проведении ремонтных работ потенциальных исполнителей приглашают приехать, посмотреть, свериться с проектом или предварительными сметами. Все встречи проходят до выбора победителя. 

8.  По строительным услугам сначала идёт заказ проекта, а потом уже по проекту проводится конкурс на реализацию.

Сейчас торги в сетевой лаборатории выстроены так:

·       Заявки поступают в отдел организации тендеров управляющей компании от подразделений ГК по электронной почте;

·       Затем сотрудники отдела готовят документацию;

·       После проводят торги на ЭТП Bidzaar, обсуждают с участниками все технические и коммерческие условия;

·       По результатам тендера выносят материалы на рассмотрение тендерного комитета и оформляют протокол выбора поставщика, на основании которого инициатор закупки оформляет договор или заказ к рамочному договору.

За последний год ситуация с закупками несколько раз менялась и всем участникам торгов было непросто адаптироваться. Случались сложности по высокотехнологичному оборудованию, в основном импортного производства, некоторые закупки шли с большим трудом. Одни изделия были недоступны к заказу в принципе, по другим были слишком длинные сроки поставки (10-12 месяцев). В таких обстоятельствах ЭТП не может совершить чуда, хотя наши администраторы и менеджеры Bidzaar прилагают большие усилия в поиске поставщиков и привлекают их для участия в тендерах.

Сейчас постепенно процессы начали нормализоваться. Появляется параллельный импорт, такие конкурсы проводятся в основном в закрытом виде, поскольку в дальнейшем поставщики могут опасаться санкций со стороны вендоров. 

Ещё один пункт из преимуществ, которые отметили в лаборатории — почти всё делается куда легче, чем раньше, например, можно задавать очень широкие рамки тендера, что помогает при сравнении вариантов в разных валютах, с разными условиями оплаты и разными аналогами ушедших брендов.

Анализ рынка лаборатория проводила самостоятельно, средствами ЭТП не особо пользовалась, хотя у нас есть такие возможности. Из всех закупок около 70% запросов они завершили с выбором победителей, что для клиента очень хороший показатель.

В дальнейшем компания планирует внедрить единую сквозную систему, где будет план закупок, заявки, конкурсы, договоры и вся история исполнения заказов по поставщикам.