Тайм-менеджмент: эксперимент на себе

В последнее время, глядя на список запланированного и несделанного, я стала часто вспоминать эпизод из «Алисы в Зазеркалье». Когда Черная Королева говорит Алисе: «С такой скоростью нужно бежать, только чтобы остаться на месте. А чтобы попасть куда-то, надо бежать вдвое быстрее!». Точнее и не скажешь.

И это при том, что меня часто хвалят за организованность. Действительно, я более ли менее справляюсь с текущими делами. Цена вопроса – стресс, раздражение и необходимость постоянно жертвовать чем-то важным. Но увы: нынешнего уровня организованности не хватит для того, чтобы резко изменить свою жизнь.

Знаю, что перед такой проблемой стоят многие. Для кого-то это – завести ребенка, для кого-то – «перестать РАБотать на дядю и начать заниматься Своим Делом». Для любых больших перемен требуется другой уровень организованности.

Идея ставить на себе тридцатидневные эксперименты принадлежит Стиву Павлине.

Известно, что для того, чтобы новая привычка закрепилась и стала частью жизни, нужно примерно 28 дней.

Мы часто отказываемся пробовать что-то менять в своей жизни, потому что не можем себе представить, как это – взять и всю оставшуюся жизнь жить не так, как жил прежде. Гораздо проще – пожить новой жизнью в течение ограниченного срока. А по его окончании – оценить, какие из достижений нам по душе, какие из новых привычек мы хотим сохранить.

В чем проблема?

Периодически я ловлю себя на ощущении, что занимаюсь не тем делом, которое надо делать в данный момент. Полуосознанная тревога по поводу того, что я упущу что-то важное, отъедала у меня немало жизненной энергии. И я решила попробовать: действительно ли индивидуально заточенная под меня система самоорганизации позволит мне избежать бездарной и бессмысленной траты времени и гнетущего ощущения «куда бежать, за что хвататься?». Хотелось перестать жить по принципу «нос вытащишь – хвост увязнет».

Я решила проверить, действительно ли система организации дел поможет мне стать менее «замороченной» и более открытой людям и обстоятельствам, с которыми мне доводится работать. Повысится ли качество моей жизни, улучшатся ли отношения с близкими людьми? Для этого я пошла на 30-дневный эксперимент.

Меня очень зацепила идея, что вовсе не обязательно ждать Нового года или ближайшего понедельника, чтобы попробовать начать жить по-новому; отсчет тридцати дней может начаться с любого момента.

Выстраиваю систему самоорганизации

Проводником в мир самоорганизации для меня стали книги Дэвида Аллена «Getting Things Done» ( в русском переводе «Как разобраться с делами») и «Ready to Anything». Среди многочисленных гуру тайм-менеджмента я выбрала Аллена потому что его система позволяет человеку быть очень гибким, а не загонять себя в рамки постоянной муштрой. Его система у меня ассоциировалась с советской электронной игрушкой «Ну, погоди!», в которой волк скачет от елки к елке и ловит скатывающиеся оттуда яйца. Только в жизни елок не четыре, а в десяток раз больше. А главное – никогда не знаешь, что на тебя скатится.

Ключевая идея Аллена – в том, что для успешной самоорганизации нам нужно быть готовыми ко всему. А сделать это проще всего, когда голова «пустая». Чаще всего входящая информация образует у нас в голове в бесформенную кучу. Отсюда и появляется ощущение «непонятно, куда бежать». Поэтому голову надо освободить от входящей информации, а саму информацию – научиться сортировать.

Начало боевых действий

Для начала я взяла пачку листиков и стала дотошно записывать на них все, что приходит в голову из области «а еще хорошо бы мне сделать». После чего взяла обувную коробку, написала на ней «Входящие» и начала складывать туда листочки с идеями. Процесс был запущен.

Теперь надо приступать к сортировке. Согласно системе Аллена, надо брать каждый листочек и задавать по идее вопрос: «Что это? С этим можно что-то сделать?».

Если с этой информацией ничего нельзя сделать, причем никогда, то листочку прямая дорога в помойку. Но если из этого ничего нельзя сделать сейчас, но можно сделать потом, стоит поместить листик в папку «Хорошо бы когда-нибудь» – своего рода инкубатор идей, где они отлеживаются, настаиваются и дозревают. Если эта информация может быть когда-то использована в качестве справочной, тогда место ей в каталоге справочных материалов.

Если с этой идеей что-то поделать можно, пора задать себе вопрос (который для меня стал спасительным): «Можно ли с этим что-то сделать за 2 минуты?» Конечно, речь идет о субъективных двух минутах: для кого-то это пять минут, для кого-то – одна. То есть, тот отрезок времени, который мы называем «прямо сейчас». Если мы можем сделать что-то прямо сейчас – ответить на письмо, повесить занавески – то надо взять и сделать, а не откладывать на потом.

Если дело все-таки требует больше двух минут, тогда задается следующий вопрос: «А я ли должен это делать?». Может быть, это дело имеет смысл кому-то перепоручить? Если все-таки это дело придется делать именно мне (и не за 2 минуты), тогда важно понять, надо ли выполнить его «как только так сразу» (тогда его надо положить в папку срочных дел, которые делаются, как только появляется время), или же надо выполнить его к определенному сроку (тогда этот срок отмечается в календаре, а «техзадание» и прочие материалы по проекту складываются в папку с названием проекта). И, наконец, если оказывается, что для того, чтобы совершить в связи с имеющейся идеей какое-то действие, надо предварительно подумать и составить план, тогда надо выделить время на его составление.

Персональный ежедневник

Я долго оправдывала собственное нежелание заняться самоорганизацией тем, что обычные ежедневники мне не подходят. Я люблю перекладывать бумажки с записанными на них делами с места на место, раскладывать их перед собой, обозревать их сверху. Таких возможностей мне не предоставляли ни «нормальные» переплетенные ежедневники, ни КПК.

Ален предлагает каждому изготовить себе ежедневник своими руками.  (http://www.lifehacks.land.ru/hipsterpda.htm; http://wiki.43folders.com/index.php/Hipster_PDA).

И состоять он будет из нескольких папок, в которые надо вкладывать листочки с планами. Сейчас мой сборно-разборный ежедневник состоит из следующих папок:

1. «Календарь» – там лежит карманный календарик на год и распечатки календарей на месяц (12 штук) и на неделю (2-3 штуки). В них я отмечаю только назначенные встречи и дедлайны.

2. «Бегунки» – пачка листков на каждый день, в которые я записываю планы перемещения – где мне надо оказаться в этот день.

3. «Срочные дела» – надо сделать, как только появится время.

4. «Хорошо бы когда-нибудь» – инкубатор идей.

5.  «Списки проектов». Например, я занимаюсь развитием сообщества людей, интересующихся нарративным подходом в психотерапии и работе в сообществах, и я составила список предпочитаемых направлений развития этого сообщества – и проектов в рамках этих направлений.

Вслед за Алленом, я считаю «проектом» любое дело, требующее для своей реализации более двух ходов. Для того чтобы в моей жизни был баланс, и ни одна область не оказывалась «заброшенной», я составила списки проектов по всем основным областям жизни. А то раньше часто складывалась ситуация, что, когда я писала диссертацию, у меня захламлялась квартира; когда я бросалась ее разгребать, я как-то забывала, что мне надо выделить время на то, чтобы сделать домашнее задание по музыке, и пр.

6. «Следующий шаг» – в этой папке собраны листки, на которых записано, какое действие представляет собой ближайший шаг по каждому из проектов в моем списке. По Аллену, для того, чтобы реализовать проект, нам не нужно знать подробно весь пошаговый алгоритм, нужно только четко представлять себе образ результата и ближайший шаг. Мне очень нравится эта идея, потому что она учитывает всю сумбурность нашего мира, то, что обстоятельства меняются очень быстро.

7. «Жду отклика» – здесь  собираются записи о том, кого, когда и о чем я попросила, кому и когда выслала какую информацию, - чтобы было основание для повторных звонков и писем, если мне что-то нужно. Раньше многие проекты «провисали» у меня именно на этом этапе.

8. «Адресная книга» – ее отличие от обычной в том, что она организована тематически, а не по алфавиту. Иногда память шутит со мной странные шутки, и я долго ищу, допустим, «Паганеля» на букву «Г», – поэтому мне удобнее найти человека по записи «Клиенты на индивидуальную психотерапию – первая встреча в декабре 2006 г.».

9. «Встречи/обсудить» – для меня очень полезной оказалась идея Аллена о том, что на листке с именем и координатами человека, с которым я собираюсь встретиться или созвониться, надо записывать и «повестку дня»: что я собираюсь обсудить, и каков для меня ожидаемый критерий успешности этих переговоров.

Самое главное при пользовании ежедневником «сделай сам» (помимо того, чтобы заботиться о том, чтобы он не вывалился из рук на эскалаторе в метро) – это регулярный просмотр и сортировка листков, которые вкладываются в отдельные папки. Из лотка «Входящие» нужно раз или два в неделю выгребать все подчистую и раскладывать по папкам ежедневника; материалы в папках можно пересматривать каждый раз, когда возникает неуверенность в том, что именно хорошо было бы сделать прямо сейчас. Раз в месяц-полтора мне приходится устраивать себе сессии стратегического планирования – оценивать, какие из проектов потеряли актуальность, а какие, напротив, вышли на передний план, с чем я могу реально справиться, а с чем нет.

Знакомство с внутренними противниками

При налаживании системы самоорганизации я сталкиваюсь лицом к лицу с одним из своих внутренних противников – с Перфекционизмом, который требует от меня сделать все, сразу, идеально и «на пятерку». Перфекционизм требовал от меня стать роботом, не зависящим ни от других, ни от собственного организма. Кроме Перфекционизма, палки в колеса моей самоорганизации ставят еще Отлынивание – стремление отложить дела на самый последний момент, припереть себя к стенке, чтобы можно было смело заявить: «Отступать некуда – позади Москва!», и Зависание: сложности с тем, чтобы переключиться с одного дела на другое, особенно когда устала или еще не до конца проснулась.

Чтобы справиться с Перфекционизмом, Отлыниванием и Зависанием я взяла за правило ритуал утренних и вечерних рутин – записанной последовательностью действий, которые я выполняю, когда просыпаюсь и когда собираюсь ложиться спать. Как сказал один из моих коллег, «когда у нас нет мозга, за нас думает бумажка».

Что изменилось в моей жизни за время эксперимента?

Очень трудно было бы «найти десять отличий» моей нынешней жизни от прежней, до этого эксперимента, потому что маленьких изменений много, они происходят постоянно и накапливаются.

Вопрос про две минуты помог сделать очень большое количество мелких (и не очень мелких) дел, которые всегда откладывались на потом: почему-то казалось, что для них нужны какие-то особые условия. Мне удается потихоньку, ежедневно или почти ежедневно, разбирать «завалы» бумаг, рукоделия, многие вещи и книги в результате находят себе новых хозяев. Я сама поразилась, когда увидела, сколько разных дел, как говорится, «легко и непринужденно» делаются за две минуты – дел, которые до этого вертелись в голове, но казалось, что для них нужно много времени и какие-то особые обстоятельства.

Выделение времени на «заботу о себе» и записывание полезных и интересных идей, приходящих в голову, привели к тому, что мне удалось предпринять много действий, ведущих к улучшению состояния моего здоровья.

Когда я научилась расставлять вещи (в частности, посуду) по местам сразу после того, как перестала ими пользоваться, очень позитивно сказалось на моих взаимоотношениях с теми, кто живет со мной в одной квартире. Теперь у родственников нет повода быть недовольными мной, и они не делают мне замечаний – соответственно, у меня нет повода быть недовольной ими.

Некоторые из освоенных мной принципов и практик оказываются важны для людей, которые приходят ко мне как к психологу-консультанту. В целом, мне нравится то влияние, которое складывающаяся система самоорганизации оказывает на мою жизнь, и по итогам эксперимента я принимаю решение «и дальше продолжать в том же духе».

Дарья Кутузова